maanantai 6. tammikuuta 2014

Paras ratkaisu yllättää usein myös asiantuntijat


Jouduin 1980-luvulla työtehtävissäni samankaltaiseen umpikujalta näyttävään tilanteeseen kuin tämän hetken yhteiskunnalliset päätöksentekijät ja yhteiskunnan syvällisestä parantamisesta kiinnostuneet kansalaiset ja asiantuntijat.

Yhteiskunnan rahat eivät enää riitä muutaman sukupolven aikana kehittyneen yhteiskunnallisen tukijärjestelmän ylläpitämiseen edes nykyisellään. Ainoa keino näyttää olevan toiminnan huomattava supistaminen, mikä tarkoittaisi vakavia ongelmia esimerkiksi pyrkimykselle vähentää syrjäytymisilmiöitä.

Olin 1980-luvulla päätynyt tavallista suuremman suomalaisen organisaation ison alueellisen yksikön esikuntaan hallintopäälliköksi. Henkilökuntaa tuossa alueellisessa yksikössä oli lähes 10 000 ihmistä. Esikunnan alaisuudessa toimi 16 alayksikköä, joilla oli omat esikuntansa. Tukitoimintojen määrällinen painopiste oli noiden alayksiköiden esikunnissa. 

Pääkonttorista kävi käsky, että tukitoimintoja oli supistettava, mutta perusteluja tai keinoja ei esitetty. Alueyksikön ja sen alaisten yksiköiden linjajohdon ja tukipalveluissa työskentelevien ihmisten suuri enemmistö eivät nähneet mitään mahdollisuutta toteuttaa pääkonttorin vaatimusta.

Yksikön linjajohto ja tukitoimintojen henkilöstö kyllä tiesi ja myönsi, että tukitoimintojen laadussa, asiakastyytyväisyydessä, henkilöstötyytyväisyydessä sekä kustannustasossa oli ongelmia.

Tukitoimintojen henkilöstö arvioi ilmeisen vilpittömästi ongelmien syyksi liian vähäiset henkilöresurssit sekä asenteet, jotka selitettiin palkkatason mataluudella, heikolla tiedottamisella tai johtamisella. Alayksiköiden oma ja sitä ylempi johto jakoi yleensä tämän käsityksen ongelmien syistä johtamisen heikkoutta lukuun ottamatta.

Tarkemmin katsoen ilmeni usein, että kaikkia vaadittuja parannuksia oli tehty jo useaankin kertaan eli esimerkiksi väkeä oli lisätty ja palkkatasoa oli parannettu, mutta käännettä parempaan ei oltu saatu aikaiseksi. Samalla diagnoosilla oli kuitenkin jatkettu, ainahan voi olettaa, että väkeä, palkkoja tai tiedottamista ei ole lisätty sittenkään vielä riittävästi.

Syvällisempi ja ajallisesti kauemmas ulottuva tarkastelu osoitti, että tehtävät olivat muuttuneet runsaan sadan vuoden aikana pienin askelin, mutta kokonaisuutta katsoen hyvin paljon. Esimerkiksi tieto- ja muun tekniikan käyttöön oton johdosta.

Muutoksien tuomia ongelmia oli ratkaistu pieninä palasina aina kulloistakin välitöntä tarvetta vastaavasti. Seurauksena oli ollut usein työtehtävien merkittävä osittuminen aikaisempaa paljon yksinkertaisemmiksi tehtäviksi, jotka kuitenkin oli usein vielä jaettu toisiaan seuraaviksi siivuiksi eri ihmisille. Hieman harvemmissa tapauksissa tehtäväalueet olivat laajentuneet puolestaan luonnottoman laajoiksi. Näissä tapauksissa työtyytyväisyys oli yleensä parempi kuin kaventuneissa tehtävissä, mutta laatu-, työtyytyväisyys- ja tuottavuusongelmilta ei tällaisissakaan versioissa  vältytty. Tehtävien muuttuminen oli johtanut siihen, että myös yhteistyö ja oma-aloitteinenkin toisten auttaminen oli hankalaa.

Muutos aloitettiin eniten työllistävistä tehtävistä. Ne järjestettiin uudelleen siten, että ihmisille tuli sopivan laajuiset tehtäväkuvat, yleensä aikaisempaa laajemmat, mutta toisinaan kapeammat. Samalla pidettiin huolta, että yhteensopivien tehtävien tai tehtäväryhmien tekijät muodostivat sopivan kokoisia, pysyviä ryhmiä, jotta toisten auttaminen yleensä ja esim. äkillisissä poissaoloissa olisi helppoa. Tämä tarkoittaa, että työn tekeminen palautui yhteisöllisemmäksi ja mahdollisuus joustavaan, vastavuoroiseen ja riittävän usein toistuvaan yhteistyöhön helpottui käytännössä huomattavasti.

Muutosvastarinta oli lähes aina voimakasta. Tuttua ja perinteelliseksi koettua työnjakoa pidetään yleensä aina turvallisena ja muutosta pelottavana. Kokeilujen kautta muutokset kuitenkin toteutettiin, eikä puolen vuoden jälkeen kukaan halunnut palata vanhaan työnjakoon. Laatu ja työtyytyväisyys paranivat. Resurssitarve väheni yleensä ainakin kymmeniä prosentteja, usein huomattavasti enemmänkin eli jopa yli 50 prosenttia.

Muutos merkitsi selvää ja sangen pysyvää faasimuutosta.

Ongelmat ja tuhlaava resurssien käyttö olivat kehittyneet hiipimällä niin, että niiden luonnetta ei oltu edes voitu hahmottaa aikaisemmin. Tehokkaiden ja oikean suuntaisten ratkaisuja ajatellen ydinongelma oli rakenteellinen.Se liittyi työnjakoon, toimenkuviin ja organisointiin.

Pääosa asianomaisia tehtäviä tekevistä ihmisistä ja myös yksikön ulkopuolisista asiantuntijoista ja organisaation omasta johdosta pitivät analyysiä ja siihen sopivia toimenpiteitä alussa väärinä, mahdottomina tai jopa järjettöminä. Suhtautuminen oli samankaltaista kuin professori Kari Enqvistin kuvaus tutkijoiden tyypillisestä suhtautumisesta oman tieteenalan ulkopuolelta tulleisiin uusiin ideoihin.

Asenteet, viestintä, johtaminen ja resurssien vähyys eivät siis olleet ongelmien ydinsyitä. Niihin panostaminen ei ollut aina ollut aivan turhaa, mutta hyöty niistä oli parhaimillaankin vain murto-osa ydinongelman ratkaisemisen hyödyistä. Ne eivät parhaimmalla tavallakaan toteutettuina olisi muuttaneet työyhteisön faasia. Työnjaon syvällinen muuttaminen oli ilmeisesti ainoa tehokas ratkaisu. Toiminnan juustohöylätyyppinen supistaminen eli pääkonttorin vaatimuksen sokea noudattaminen olisi puolestaan ollut täysin järjetön ratkaisu. Kehittämispotentiaali oli kaiken lisäksi paljon suurempi kuin pääkonttori osasi kuvitellakaan.

Edellä esitetyn pohjalta on mielestäni erittäin perusteltua olettaa, että samankaltaisella tavalla eli (väestön) enemmistön palkattoman työnjaon pysyvillä muutoksilla ja yhteistyön olennaisella lisäämisellä voidaan ratkaista tai ainakin helpottaa kestävästi ja tehokkaasti myös suomalaisen yhteiskunnan kaikki tai lähes kaikki tämän hetken vaikeimmat ongelmat. 

Hyötypotentiaali palkattomassa tekemisessä näyttää olevan huomattavasti suurempi kuin edellä esitellyssä ansiotyöesimerkissä, koska palkattomassa arkitoiminnassa toisiaan kohtaamaton yli- ja alikuormitus ovat selvästi suurempia kuin 1980-luvun ansiotyöesimerkissä. Palkallisenkin työnjaon ja rahallisten tukisysteemien kehittämisessa lienee järkeä, mutta ne ovat toissijaisia palkattomaan työnjakoon verrattuna. 

**


Kirjoitus on kommentti myös esimerkiksi professori Ilkka Niiniluodon 27.10. 2013 (Henkistä elvytystä tarvitaan), toimitusjohtaja Matti Alahuhdan ja yliasiamies Mikko Kososen 13.12.2013 (Suomen alisuoriutuminen on korjattavissa) Helsingin Sanomissa julkaistuihin vieraskynäkirjoituksiin sekä hyvinvointisosiologian professori Juho Saaren ja kumppanien kirjoituksiin kirjassa: Suomen sillat tulevaisuuteen, Juho Saari (toim.), Kuluttajatutkimuskeskus 2013. Näissä asiantuntijoiden kirjoituksissa on ilmeisenä ongelmana, että ongelmien tehokkaasti vaikutettavissa olevaa syytä on etsitty liian läheltä.

Nuo kirjoitukset eivät ole kehnoja. Ne saattavat olla jopa viisaimpia mahdollisia, jos olemme nykyisen faasin vankeja. Itse pidän erittäin todennäköisenä, että faasimuutokset ovat yhteiskunnan parantamisessa mahdollisia ja että vain ne voivat johtaa parhaisiin ja laaja-alaisimpiin sekä samalla kestäviin parannuksiin.

On hyvä muistaa, että selitys, joka selittää eniten ilmiöitä on yleensä paras. Keino, joka ratkaisee eniten ongelmia on myös yleensä paras.


**

Sosiaalisen elämän parempien faasien etsimisessä on tärkeää muistaa, että vapautta ja yhteistyötä nykyaikaan sopivalla tavalla yhdistävän toimintamallin pitäisi miellyttää ensin hyväosaisia (Hesarin tuoreita luokkakirjoituksia soveltaen niiden pitäisi innostaa ensin ns. asiantuntijoita eli ylempää keskiluokkaa), koska sosiaaliset käytännöt omaksutaan lähes aina paremmin koulutetuilta tai vauraammilta, ei päinvastoin.

**

Faasimuutos on alunperin lämpöopin termi äkilliselle, mutta varsin suurelle olotilan muutokselle, joka ei ole lainkaan ilmeinen, ellei sitä osaa odottaa. Tyyppillinen esimerkki on jään muuttuminen vedeksi tai päinvastoin lämpötilan muuttuessa vain asteen murto-osan verran nollan asteen lähettyvillä. Termiä voi mielestäni hyvin perustein käyttää myös joistakin ihmisyhteisön muutoksista. Olen havainnut sitä käytettävän esim. siirtymästä oikeusvaltioon, yleiseen ja yhtäläiseen äänioikeuteen sekä vapaakauppaan. Ne ovat muodostuneet hyvinkin vakaiksi olotiloiksi, vaikka niitä pidettiin etukäteen yleisesti mahdottomina utopioina.